Transformez votre façon de travailler avec la gestion électronique des documents (GED) – l’outil ultime pour décupler l’efficacité, stimuler la productivité et simplifier la vie de vos équipes en réduisant considérablement réduire vos tâches manuelles, répétitives.
Découvrez un univers où la numérisation, l’archivage sécurisé et la gestion centralisée des documents deviennent de réels atout pour le développement de votre entreprise. La GED deviendra votre allié d’automatisation, libérant vos équipes des tâches manuelles et fastidieuses.
Préparez-vous à révolutionner vos flux de travail et à libérer tout le potentiel de votre entreprise.
Pour quelles raisons intégrer la GED dans son entreprise ?
La gestion électronique de documents s’intègre à tous les services d’une entreprise : achat, RH, qualité, commercial, marketing, direction, comptabilité, etc.
Cette solution permet de centraliser l’ensemble des informations et documents dans un seul et même espace collaboratif et possède un avantage majeur en terme de sécurité grâce à une connexion chiffrée assurant la sécurisation de vos données.
La GED est aussi un facteur de succès dans le cadre du télétravail. En effet, elle permet à vos collaborateurs de bénéficier d’un accès rapide et sécurisé à l’ensemble de vos documents et informations, optimisant ainsi la productivité générale de votre entreprise.
Les avantages de la gestion électronique de documents (GED) pour votre entreprise :
- Tout d’abord il s’agit d’une solution facile et rapide à mettre en place, entièrement préconfigurée, prête à l’emploi, ou bien sur-mesure pour s’adapter à 100% aux besoins de votre entreprise.
- La GED permet d’organiser et d’optimiser le stockage de vos documents au sein d’un seul et même environnement de travail, consultable n’importe quand et sur n’importe quel support (pc, smartphone, tablette) permettant ainsi de gagner en réactivité.
- Un geste pour la planète : La dématérialisation permet de réduire considérablement l’utilisation de papier et de consommables en interne.
- Une solution 100% sécurisée grâce à la sauvegarde des disques de travail sur un cloud permettant ainsi de protéger les données de l’entreprise tout en simplifiant la restauration de fichiers dans le cadre d’un sinistre ou de la perte d’un poste. De plus, la GED Docuware répond à la norme afnor RGDP NF552. Elle est la seule GED en France disposant de cette certification.
Source : Docuware
La GED au service des Ressources Humaines
L’utilisation de notre solution GED permet de décupler les performances de votre service RH pour plusieurs raisons.
- Dématérialisez, centralisez et organisez vos documents RH au sein d’une armoire numérique sécurisée.
- Améliorez l’engagement et la satisfaction de vos collaborateurs en supprimant les tâches manuelles répétitives et fastidieuses souvent sources d’erreur.
- Gérez et automatisez vos tâches RH grâce aux workflows : recrutements, on-boarding, arrêts maladie, demandes de congés, notes de frais etc.
- Réduisez vos oublis grâce aux alertes automatiques (fin de période d’essai, rappel de visites médicales…)
- Archivez les documents confidentiels de vos collaborateurs : fiches de paie, contrats de travail dans une solution certifiée coffre-fort électronique par l’Afnor (norme NF203)
- Respectez la confidentialité de vos employés et la protection de leurs données personnelles avec une solution compatible avec le RGPD, certifiée norme NF552 par l’Afnor.
La GED pour le service Finance et Comptabilité
La gestion électronique de documents permet également d’optimiser les flux de travail de votre service comptable.
- Capturez vos documents à partir de différentes sources et dans divers formats : PDF, mails, documents Office, scans, outils de capture mobile, formulaires web ,etc.
- Traitez automatiquement vos factures (vérification et validation).
- Gérez plus facilement le suivi de vos paiements et de vos contrats.
- Archivez automatiquement vos factures sortantes lors de leur impression ou de leur envoi par mail.
- Profitez de vos données stockées et sécurisées (norme RGPD).
- Bénéficiez de l’intégration comptable automatique avec votre système d’ERP (SAP, Divalto, Navision, QuickBooks, Sage, EBP, Cegid et plein d’autres…)
La GED pour le service Achat
- Générez des formulaires d’embarquements pour vos nouveaux fournisseurs
- Enregistrez en un clin d’œil les nouveaux contacts fournisseur avec suivi des échéances
- Retrouvez facilement l’historique de vos échanges
- Enregistrez vos devis ou offres commerciales avec validation et envoi
- Passer vos commandes grâce à des formulaires en ligne, avec validation et envoi
- Suivez en direct vos commandes (accusés de réception, livraison,…)
- Optimisez le traitement de vos factures fournisseurs (capture, reconnaissance, aide à la saisie comptable, intégration dans l’outil comptable, validation de la facture, suivi des litiges, suivi des échéanciers..)
La GED pour le service Qualité
Afin respecter la norme ISO 9001:2015, vos documents doivent être disponibles, accessibles et sécurisés. La transition vers le digital n’est donc plus une option pour des raisons de sécurité et de traçabilité. La GED vous permettra de gagner du temps dans vos recherches en stockant vos documents au sein de votre armoire numérique.
- Capturez vos documents à partir de sources variées, dans divers formats : PDF, e-mails, documents Office, scans, outils de capture mobile, formulaires web ,etc.
- Regroupez vos documents dans des armoires numériques
- Mettez à jour les statuts de vos documents
- Bénéficiez d’une meilleure traçabilité
- Faites confiance à un outil certifiée NF203 sur le coffre-fort électronique et NF552 sur la norme RGPD afin de sécuriser vos documents hautement confidentiels.
La GED et le travail collaboratif
- Digitalisez vos dossiers papier et récupérez les instantanément pour fournir à vos collaborateurs les informations dont ils ont besoin afin de créer la meilleure expérience client.
- Archivez les dossiers clients électroniquement pour économiser de l’espace de stockage.
- Créez des formulaires électroniques pour capturer et traiter rapidement les réclamation, les demandes d’informations de vos clients, etc.
- Garantissez la santé financière de votre entreprise grâce à l’automatisation des comptes fournisseurs et débiteurs.
Pour résumer :
La mise en place d’une solution GED pour votre entreprise vous apportera :
- Un gain de temps et de productivité pour vos équipes
- Une diminution de vos coûts car la digitalisation permet une baisse des consommables (papiers, encres…)
- Une solution qui fonctionne dans tous les services
- Un outil facile et rapide à mettre en place
Les solutions complémentaires de notre GED :
Notre GED dispose également de modules complémentaires afin de répondre à l’ensemble de vos besoins :
Nos coachs sont disponibles pour vous accompagner dans l’étude de vos besoins.
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