En tant qu’acteur dans les solutions de dématérialisation, il est difficile d’ignorer l’effervescence autour de la réforme sur la facture électronique. Elle se positionne comme un levier majeur pour les entreprises souhaitant optimiser leurs processus financiers. Dans cet article, plongeons au cœur de cette réforme et découvrons comment la facturation électronique redéfinit la gestion financière des entreprises avec efficacité et modernité.
Le 17 octobre 2023, la DGFIP (Direction Générale des Finances Publiques) a communiqué sur le déploiement de la réforme concernant la facture électronique. Celle-ci sera donc déployée progressivement dès le 1er septembre 2026 jusqu’au 1er septembre 2027 et concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA.
Qu’est ce qu’une facture électronique ?
Une facture électronique désigne une facture qui a été transmise ou reçue au format XML via une plateforme dématérialisée créée par l’État.
Pour être conforme, la facture devra répondre à la législation en vigueur ainsi qu’à des critères d’éligibilité spécifiques en possédant un socle minimum de données structurées, tels que le taux de TVA, le prix HT, les coordonnées du récepteur etc.
La facture électronique se différencie donc de la facture papier traditionnelle ou d’autres types de fichiers comme le format PDF.
Pour se conformer à cette réforme, il sera impératif que les factures électroniques soient transmises au moyen d’un fichier XML et traitées via une plateforme dématérialisée, que ce soit PPF, PDP ou OD.
- PPF : Plateforme Publique de Facturation
- PDP : Plateforme de dématérialisation partenaire
- OD : Opérateurs de dématérialisation
Facturation électronique : trois possibilités s’offrent à vous
Face à cette réforme, vous disposerez de trois options pour assurer votre conformité. Chacune de ces possibilités permets de bénéficier d’une meilleure adaptation à cette évolution réglementaire.
Possibilité 1 – Le Portail Public de Facturation (PPF)
La première possibilité est de vous rendre directement sur le Portail Public de Facturation. Ce portail proposera des services d’échange de facture dit “gratuit”.
Ce Portail Publication de Facturation vous permettra :
- D’émettre, transmettre et réceptionner des factures au format électronique (XML)
- D’extraire certaines données, notamment pour les transmettre à l’administration fiscale.
- De réceptionner votre e-reporting
Le PPF vous permettra de récupérer les données émanant des factures électroniques transmises par vos client ou par une PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire).
Il vous permettra également de récupérer vos données e-reporting tout en transmettant directement transmettre les données à l’administration fiscale.
Le PPF est donc l’interlocuteur principal de la DGFIP.
Possibilité 2 – La Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)
La Plateforme de Dématérialisation Partenaire est un prestataire de services qui remplira plusieurs rôles :
- D’émettre, transmettre et réceptionner des factures au format électronique (XML) du fournisseur jusqu’au client. La PDP possède l’avantage de pouvoir convertir la facture établie par son fournisseur dans un format qui convient au client, tout en respectant l’intégrité des données (authenticité, lisibilité et exhaustivité).
- D’extraire certaines données pour les transmettre à l’administration fiscale (montant HT de l’opération, identification du fournisseur ou du client, montant de la TVA due, etc.). À la différence du PPF, la solution PDP permet une liaison directe avec la DGFIP.
- De transmettre les données de transactions qui ne font pas l’objet d’une facture électronique à l’administration.
- De transmettre les données de paiement pour l’ensemble de vos opérations.
- De réceptionner le e-reporting du client et de le transmettre automatiquement au PPF.
À noter que certaines plateformes partenaires (PDP) peuvent proposer d’autres fonctionnalités. C’est le cas de la GED Docuware, qui a pour objectif d’optimiser la productivité de tous vos services.
Possibilité 3 – Les opérateurs de dématérialisation (OD)
L’OD, propose un service à valeur ajoutée aux entreprises pour la gestion des factures émises et reçues. Cet opérateur peut se substituer à ses clients pour toutes les actions automatisées.
Cependant, il n’est pas habilité pour la transmission de factures aux plateformes destinataires, ni l’extraction des données pour l’administration. Il devra passer sous la forme dématérialisée.
En quoi la GED Docuware va être une valeur ajoutée dans cette réforme de la loi Finance ?
La GED Docuware couplée à la facture électronique est le combo gagnant pour améliorer l’efficience de votre entreprise en économisant du temps et de l’argent.
- Gagnez 50% de temps supplémentaire dans le traitement des factures, e-reporting TVA, rapport TVA, grâce à l’automatisation de notre solution.
- Économisez en moyenne 5€ par facture dématérialisée par rapport à la facture papier.
- Diminuez de 75% vos tâches manuelles, répétitives et fastidieuses et laissez place aux tâches significatives comme le contrôle, la vérification, ou encore l’analyse des statistiques.
Retrouvez les conseils avisés de notre DGA Claire Riester, sur le fonctionnement de la GED Docuware et de ses avantages
Anticipez la réforme en utilisant dès maintenant notre GED
Nous vous recommandons fortement d’anticiper cette réforme en débutant une démarche de dématérialisation de vos factures fournisseurs dans l’optique d’être opérationnel lors du déploiement.
Préparer cette réforme va permettre à vos équipes d’automatiser le traitement des factures tout en profitant de fonctionnalités complémentaires et pertinentes :
- La reconnaissance comptable
- Le vérification et validation des factures
- L’intégration comptable automatique dans votre ERP
- La transmission automatique de la facture (mail, papier, pdf, portail client)
- Et bien d’autres fonctionnalités selon les services
La GED : après la réforme de la facture électronique
Dans le cadre de la mise en place de la facture électronique, la GED est encore plus pertinente pour votre structure.
En plus des fonctions dites « classiques » de la GED (workflow, automatisation comptable…), celle-ci vous permettra aussi de créer votre facture au format XML, de vérifier la concordance des informations, le format, ainsi que la justesse des informations. De plus, elle vous indiquera si la facture est conforme ou non pour un envoi vers le PPF. Si la facture n’est pas conforme, la GED vous indiquera les éléments à modifier pour un envoi réussi.
Cette fonctionnalité offre à votre entreprise un réel gain de temps ainsi qu’une productivité renforcée pour vos collaborateurs.
Les avantages de la facture électronique
Cette réforme possède de nombreux avantages :
- Simplification de la gestion de l’entreprise ainsi que de la relation avec l’Etat
- Fluidité des échanges d’informations entre les acteurs
- Sécurisation des relations commerciales
- Augmentation de la compétitivité entre les entreprises
- Une déclaration de TVA facilité avec une diminution du coût de déclaration grâce au pré-remplissage
- Une lutte contre la fraude fiscale
Faites confiance à Reproland, expert en solution de dématérialisation pour vous accompagner dans la mise en place d’outils de facturation électronique.
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Sources : impots.gouv.fr « Pourquoi généraliser la facturation électronique entre entreprises ? »