Dématérialisez vos factures
La dématérialisation des factures est un sujet prédominant aujourd’hui pour les entreprises, et cela, pour plusieurs raisons. La dématérialisation des factures fournisseurs et des factures clients permet :
- une meilleure maîtrise des coûts d’impression
- un impact environnemental moindre
- une meilleure accessibilité
- un réel gain de temps
- une diminution des tâches à faible valeur ajoutée en contrepartie d’un temps approfondie dédié au contrôle, à la vérification et à l’analyse
Cependant, la mise en place d’une solution de dématérialisation des factures peut être complexe, c’est pourquoi REPROLAND accompagne les entreprises vers une dématérialisation facile et efficace grâce à une solution GED utilisable par l’ensemble des collaborateurs d’une entreprise.
La nouvelle réforme sur la facture électronique déployée à partir du 1er septembre 2026 complètera cette démarche de dématérialisation où par obligation les sociétés assujetties à la TVA devront déposer et réceptionner l’ensemble des factures entrantes et sortantes via un portail unique de l’Etat.
Il est donc venu le temps de passer à la dématérialisation des factures en modifiant les processus de facturation et en adoptant la dématérialisation comptable avec un outil comme la GED.
Facture papier dématérialisée versus dématérialisation des factures
Une facture papier dématérialisée consiste à recevoir le document en format papier et en transformant celui-ci en version numérique. Cette facture sera alors dite « dématérialisée » et pourra suivre le processus de dématérialisation de facture entrante dans un logiciel GED. De là, cette solution de dématérialisation permettra d’archiver, de stocker et d’envoyer facilement la facture.
Mais cet outil de Gestion Électronique de Documents permettra aussi de traiter numériquement l’ensemble du processus comptable en mettant en place un workflow de travail, une automatisation, et une vérification comptable automatique.
La solution GED fera bien plus qu’un simple archivage numérique des factures (obligatoire pour une durée de 6 ans sur le plan fiscal et de 10 ans pour le droit comptable), c’est un vrai outil de travail augmentant la productivité des collaborateurs.
La Loi Finance obligera à passer de la facture dématérialisée à la facture électronique mais le processus comptable dématérialisé restera identique. Seul, la réception & l’envoi sera différents avec des connecteurs dédiés « Portail de l’Etat ».
Ainsi il est largement préconisé de passer dès maintenant à la facture dématérialisée !
Comment dématérialiser simplement vos factures ?
La solution la plus simple pour dématérialiser vos factures est l’utilisation d’un outil de dématérialisation des documents comme la GED. Cet outil simplifie le quotidien des collaborateurs en s’adaptant entièrement aux processus de travail et à la gestion documentaire de l’entreprise.
Reproland vous propose une phase « d’Audit » : l’étude des besoins, les objectifs et l’analyse des processus des métiers, de la comptabilité et de la facturation.
Reproland vous propose la solution de dématérialisation la plus adaptée à votre organisation « GED ».
Reproland vous accompagne dans la mise en place de la solution et forme vos collaborateurs à une utilisation quotidienne. Durant ce temps de formation, il sera mis en évidence les avantages de l’outil ainsi que son gain de temps d’utilisation.
Une utilisation structurée de la GED mettra en évidence des processus de travail « Workflows », une réduction des temps de traitement des documents. L’entreprise évaluera largement les performances des collaborateurs et permettra d’adapter la solution en fonction des besoins quotidiens de l’entreprise.
La mise en place d’une GED (Gestion Électronique des Documents) est l’outil parfait pour soutenir les entreprises vers une transition numérique en douceur. Peu importe qu’il s’agisse d’une PME, TPE, ETI ou encore Grande Entreprise, la GED permet une transition de la facture papier vers la facture dématérialisée réussie ! La GED améliore donc très largement l’utilisation documentaire quotidienne.
Ce qui change en dématérialisant vos factures avec un outil de Gestion Electronique de Documents
Les avantages de la dématérialisation des factures avec la GED
La dématérialisation des factures présente de nombreux avantages pour la gestion globale d’une entreprise :
Une productivité accrue et une accessibilité partagée
Une simplification des processus comptables et une réduction du taux d’erreurs
Une diminution des tâches répétitives et récurrentes comme la saisie des données (adresse, montant, TVA…) et une réduction des erreurs avec une transmission automatique des données de la GED vers SAGE (ou autre logiciel comptable).
Un meilleur suivi et une réduction des délais de traitement
Une accessibilité partout et à tout moment de la GED, une diffusion automatique de la donnée, une génération automatique de la facture accélérant le processus d’envoi sécurisé.
Une gestion des coûts maîtrisée
La réduction automatique des coûts
Les coûts sont réduits en supprimant : l’impression du document, l’archivage papier, l’envoi postal… La solution GED permet l’utilisation du document dans un seul lieu unique instantanément.
Le coût moyen d’une facture papier (traitement, impression, etc..) se situe entre 14 et 20€ en fonction des entreprises. Ce montant va considérablement baisser de 50 à 70% avec la facture dématérialisée. Cette économie est non négligeable dans un contexte de réduction des coûts.
Une sécurité renforcée
La confidentialité des données
Avec l’utilisation d’une GED, les factures sont automatiquement stockées dans un logiciel de confiance où la sécurité est optimale grâce à une authentification sécurisée, un droit d’accès, des liens de partage sécurisés. La GED permet une sécurité de l’information largement supérieure à une version papier de la facture.
Pourquoi est-il nécessaire de passer à la dématérialisation des factures dès maintenant en entreprise ?
La loi Finance imposant la dématérialisation des factures dès 2026, les méthodes de travail devront obligatoirement évoluer et changer. La résistance au changement pouvant être une véritable problématique en entreprise, il est plus serein d’envisager dès maintenant les changements organisationnels.
De plus, pour être efficace et efficiente, la GED doit répondre aux processus de l’entreprise ; la mise en place d’un tel outil peut donc être plus ou moins longue en fonction de la taille de l’entreprise, des métiers mais aussi de l’utilisation des outils au quotidien.
Il n’est donc pas conseillé d’attendre le dernier moment pour la mise en place de cette solution dans les entreprises. Ainsi, REPROLAND est à disposition pour accompagner les entreprises dans l’établissement d’un cahier des charges propre à chacune afin de déployer la meilleure solution personnalisée.
Les services comptables des entreprises vers une dématérialisation de leur processus de facturation - avantages et bénéfices
Une meilleure performance du service grâce à la dématérialisation des factures
Avec un outil GED, la data devient l’élément principal du service comptabilité. Cette transition numérique permet d’augmenter la qualité de l’information et d’offrir de nouvelles possibilités de vérification des données et de statistiques comptables. Le remplacement de la saisie manuelle à faible valeur ajoutée se traduira par une fiabilité accrue des données, une meilleure analyse et une automatisation comptable des logiciels sans intervention humaine. La saisie manuelle est amenée à disparaître, laissant place aux conseils et à la réflexion.
Une piste d’audit fiable et des pièces comptables qui respectent le droit français
La facture dématérialisée doit disposer d’une traçabilité du document « piste d’audit fiable », il est donc possible de retracer l’ensemble des actions effectuée sur la facture, de son émission à sa transmission. Une chronologie naturelle est établie dans le processus de facturation avec la GED. Cette piste d’audit fiable donne une vraie valeur juridique et légale au document (horodatage des actions, date d’envoi, lien, empreinte numérique, document non modifiable ou version archivée). La facture est donc certifiée authentique en version pdf/A. La donnée produite est fiable selon un paramétrage en amont personnalisé et uniforme en fonction du besoin comme le plan comptable de l’entreprise.
Avec la GED REPROLAND, l’outil répond naturellement aux règles fiscales imposées par la France : type de facture, la forme de la facture, les normes et délais de stockage des données, l’archivage etc.
Concrètement, que fait la GED pour améliorer la productivité d’un service comptable ?
- Archivage sécurisée de la donnée
- La gestion des Workflows et validation des documents
- L’export des données comptables de la GED vers SAGE, imputation automatique de la donnée selon le plan comptable de l’entreprise
- La suppression de la double saisie
- Une lecture intelligente des documents avec extraction des données
- Création de tableau d’analyse et de synthèse
- Reporting
Les paiements et litiges sont optimisés avec la dématérialisation des factures
La dématérialisation des factures est accompagnée par la dématérialisation des processus métiers « comptable », ce qui entraine également le processus de paiement des factures. Avec la GED, la simplification du bon de commande, du bon de livraison et de la facture est optimisée et le « Purchase to Pay » est intégralement vérifié et automatisé.
La comparaison des montants, la validation des factures devient un processus rapide, automatisé, et le règlement s’accélère. Les relations sont donc optimales entre le fournisseur et le client.
L’avenir de la facture dématérialisée est la Facture Électronique avec, pour unique changement, une modification de la réception et de l’envoi du document. La réception par mail, scan, et l’envoi sur un portail propre à l’entreprise ou par mail … ne seront plus possibles. Les envois et réceptions des factures selon la loi finance devront se faire via un portail de l’Etat.
Au moment venu, la GED REPROLAND sera dotée de connecteurs spécifiques supplémentaires pour être en accord avec cette nouvelle façon de faire, néanmoins cette méthode ne changera pas l’utilisation quotidienne d’une GED – dématérialisation des factures !
À vous de prendre en main votre gestion documentaire dématérialisée avec REPROLAND !
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