Saviez-vous que l’impression représente en moyenne 1 à 3 % du chiffre d’affaires d’une entreprise ? Pourtant, une mauvaise gestion du parc d’impression peut entraîner des coûts cachés considérables, des failles de sécurité et une empreinte écologique plus lourde.
Passons en revue les 5 erreurs les plus courantes dans la gestion des impressions en entreprise et surtout, comment les éviter pour optimiser vos coûts, votre productivité et votre impact environnemental.
1. Ne pas surveiller l’utilisation des imprimantes
Beaucoup d’entreprises laissent leurs employés imprimer sans contrôle, ce qui entraîne une surconsommation de papier et d’encre et des impressions inutiles (documents oubliés, erreurs d’impression…).
✅ Comment l’éviter ?
- Mettre en place une solution de gestion d’impression comme PaperCut ( pour analyser et limiter l’usage des imprimantes. N’hésitez pas à demander conseil à notre expert PaperCut !
- Établir des quotas d’impression par utilisateur ou département.
- Suivre les statistiques d’impression via un tableau de bord pour repérer les abus et optimiser les ressources.
📊 Impact positif : Jusqu’à 30% d’économies sur les coûts d’impression grâce à une gestion optimisée.
2. Ignorer la sécurité des impressions
Souvent les entreprises ne sécurisent pas leurs impressions et installent leurs multifonctions dans des lieux facile d’accès, laissant des documents sensibles accessibles à tous (contrats, factures, données confidentielles).
✅ Comment l’éviter ?
- Activer l’authentification par badge, code PIN ou SSO pour libérer les impressions uniquement en présence de l’utilisateur.
- Configurer l’impression sécurisée pour éviter que des documents sensibles restent sur les imprimantes.
- Utiliser le chiffrement des données d’impression pour prévenir les cyberattaques.
🛡 Impact positif : Protection des données sensibles et réduction des risques de fuite d’informations.
3. Choisir des imprimantes inadaptées aux besoins de l’entreprise
Acheter des imprimantes trop performantes (et coûteuses) pour un usage basique ou, au contraire, insuffisantes, ce qui entraîne des pannes fréquentes et des coûts d’entretien élevés.
✅ Comment l’éviter ?
- Évaluer vos besoins réels : Volume d’impression, types de documents, couleur ou noir & blanc.
- Opter pour des imprimantes multifonctions adaptées : Par exemple, un traceur Canon TM-350 pour les impressions grand format ou une imprimante multifonction pour les PME.
- Privilégier des modèles économiques en encre et électricité, comme les imprimantes Energy Star.
💰 Impact positif : Une meilleure rentabilité et des coûts d’exploitation réduits.
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4. Négliger l’entretien et la maintenance des imprimantes
Votre imprimante tombe en panne alors que vous aviez déja eu plusieurs messages , résultat des interruptions de service coûteuses et une usure prématurée du matériel.
✅ Comment l’éviter ?
- Planifier une maintenance régulière pour nettoyer les têtes d’impression et éviter l’encrassement.
- Utiliser des consommables d’origine pour ne pas détériorer les composants de l’imprimante.
- Surveiller l’état des imprimantes via un logiciel de monitoring pour anticiper les pannes.
🔧 Impact positif : Moins de pannes, une durée de vie prolongée du matériel et des économies sur les réparations.
5. Ne pas intégrer une stratégie d’impression écoresponsable
🌍 L’erreur : Imprimer en recto simple, gaspiller du papier inutilement, et ne pas sensibiliser les employés à une impression responsable.
✅ Comment l’éviter ?
- Activer l’impression recto-verso par défaut pour diviser la consommation de papier par deux.
- Encourager la dématérialisation avec une GED (Gestion Électronique des Documents) pour réduire le besoin d’impression.
- Utiliser du papier recyclé et des cartouches remanufacturées pour diminuer l’impact environnemental.
♻️ Impact positif : Une réduction significative de l’empreinte carbone et des économies de jusqu’à 50% sur le papier.
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✅ Une gestion d’impression efficace, c’est moins de coûts cachés, plus de sécurité et un impact environnemental réduit.
🚀 Pour aller plus loin, pensez à une solution de gestion intelligente comme PaperCut et à des équipements adaptés à vos besoins.
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