La protection des données est essentielle pour le service des ressources humaines. Les équipes traitent fréquemment des informations dites sensibles ou personnelles sur les employés (évaluation de performance, antécédents médicaux…). De plus, de nombreuses réglementations imposent des obligations strictes en termes de protection des données (RGPD). Il est donc important que les RH s’y conforment afin d’éviter toutes sanctions légales.
Le coffre-fort numérique RH permet de répondre aux besoins spécifiques des ressources humaines. Cet outil permet de gérer et centraliser l’ensemble des informations du salarié dans un seul et même dossier dématérialisé, comme par exemple : attestation Pôle Emploi, relevé d’heures, compte rendu d’entretien individuel, fiches de paie, contrat… L’ensemble de ces informations personnelles et sensibles est stocké dans un coffre numérique sécurisé.
Les enjeux de la protection des documents personnels
Ces dernières années, le nombre de cyberattaques ne cesse d’augmenter, et cela quel que soit la taille de l’entreprise. Les données personnelles des collaborateurs peuvent être une cible cruciale. De ce fait, mettre en place des outils de protection de données robustes est indispensable pour prévenir le risque de piratage.
Le système sécurisé du coffre-fort numérique garantit à l’entreprise ainsi qu’à ses collaborateurs la confidentialité des documents ainsi que le respect des réglementations RGPD. Grâce à la haute protection de notre coffre-fort numérique RH, oubliez la perte de documents ou la divulgation d’informations non autorisées.
La protection des données permet également de renforcer la confiance des employés envers l’entreprise. En effet, il est important que les collaborateurs sachent que leurs informations sont en sécurité pour une meilleure collaboration avec le service RH.
Quels sont les avantages du coffre-fort numérique ?
- Garantit la sécurité des documents confidentiels tels que les bulletins de paie, les contrats, les factures (conformité RGPD NF552 et NF203).
- Respecte les délais légaux d’archivage pour les documents ayant une valeur probatoire (documents de vente, ressources humaines, finances).
- Protège contre l’accès par des tiers, la perte, la destruction ou encore le vol de documents.
- Assure l’intégrité des documents en empêchant toute modification.
- Améliore le suivi et la traçabilité des documents grâce à un système d’horodatage.
- Permet d’adopter une approche RSE en réduisant l’utilisation du papier et des fournitures associées telles que les cartouches, les enveloppes et les timbres, etc.
Quels documents peut-on stocker dans un coffre-fort numérique ?
Il est possible de stocker tout type de document sensible dans le coffre-fort numérique : bulletins de salaire, factures, contrats de travail… De plus, cet outil permet aux salariés et aux entreprises d’accéder à leurs documents confidentiels n’importe où, à tout moment et depuis n’importe quel appareil (smartphone, tablette, ordinateur de bureau)
Dématérialisez vos documents RH
Les entreprises peuvent désormais dématérialiser leurs documents RH depuis le 1er Janvier 2017 (loi travail), sous format électronique et sans autorisation préalable du salarié (décret n°2016-1762).
Dans certains cas les entreprises débutent leur processus de dématérialisation en commençant par digitaliser les bulletins de paie et ensuite étendent la solution à d’autres documents tels que les contrats de travail, primes, avenants etc.
La durée de conservation des documents
Certains documents doivent être conservés pendant une durée précise.
Les bulletins de paie doivent être conservés pendant 5 ans. Le solde de tout compte doit être archivé pendant 3 ans.
L’omission de conservation des documents de votre entreprise peut entraîner des sanctions, d’autant plus lorsqu’il s’agit de documents fiscaux. Conformément à l’article 1734 du Code général des impôts, une amende pouvant aller jusqu’à 10 000 € peut être infligée en cas de non-présentation des documents requis par l’administration fiscale ou de leur destruction avant les délais légalement prescrits.
La sécurité du coffre-fort numérique Docuware
Tous les documents stockés bénéficient d’un chiffrement AES, une norme américaine reconnue pour sa fiabilité dans la protection des informations classifiées secret défense. Cette technique offre le plus haut niveau de confidentialité. Pour vous assurer une protection maximale, DocuWare utilise des clés de chiffrement de 256 bits, avec des clés symétriques de 1 024 bits. Chaque document est associé à une clé symétrique unique, ce qui rend impossible l’identification des schémas ou le calcul des clés, même en utilisant des méthodes de crypto-analyse.
Associez la GED avec le coffre-fort numérique Digiposte
La GED Docuware possède l’avantage de pouvoir être liée à de nombreux outils, y compris le coffre-fort RH DIGIPOSTE. Grâce à cette fonctionnalité, vos collaborateurs pourront accéder à leurs bulletins de paie, contrats de travail, n’importe où, n’importe quand et sur n’importe quel support (smartphone, tablette, ordinateur).