La Gestion Électronique des Documents (GED) se révèle être un outil incontournable pour les entreprises souhaitant se conformer au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Depuis l’entrée en vigueur de cette réglementation en 2018, les organisations doivent impérativement protéger les données personnelles de leurs clients et prospects. Découvrez dans notre guide, comment faire rimer GED et RGPD.
Qu’est-ce qu’une donnée personnelle ?
Selon la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), une donnée personnelle désigne toute information permettant d’identifier une personne physique, comme le nom, l’adresse e-mail ou le numéro de téléphone. La conformité au RGPD concerne donc toutes les entreprises qui collectent, stockent ou traitent ces informations.
Les enjeux de la conformité RGPD
Le non-respect du RGPD peut entraîner des sanctions financières sévères, allant jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel. De plus, les internautes peuvent exiger des compensations si leurs données sont mal traitées.
Quelles sont les obligations des entreprises ?
1️⃣ Transparence : Les entreprises doivent informer clairement les utilisateurs sur l’utilisation de leurs données.
2️⃣ Finalité limitée : Les données doivent être utilisées uniquement pour les finalités précisées au moment de leur collecte.
3️⃣ Données minimales : Seules les données nécessaires à l’objectif déclaré doivent être collectées.
4️⃣ Exactitude des données : Les entreprises doivent veiller à la mise à jour et à la précision des informations.
5️⃣ Durée de conservation limitée : Les données doivent être supprimées lorsqu’elles ne sont plus nécessaires.
6️⃣ Confidentialité et intégrité : Des mesures de sécurité doivent être mises en place pour protéger les données.
7️⃣Responsabilité : Un Délégué à la Protection des Données (DPO) doit être désignés dans l’entreprise pour veiller à la conformité.
GED et RGPD : comment faciliter la mise en conformité ?
✔️Centralisation: Regroupez tous vos documents sur une plateforme unique, facilitant la gestion des données personnelles.
✔️Sécurisation : Bénéficiez de fonctionnalités avancées comme le chiffrement et les contrôles d’accès pour protéger vos informations.
✔️Traçabilité des actions : Gardez un historique des modifications pour répondre aux demandes d’accès des personnes concernées.
✔️Conservation adaptée : Définissez des durées de conservation pour chaque type de document, respectant ainsi les obligations du RGPD.
✔️Facilitation des demandes : Répondez rapidement aux demandes d’accès, de rectification ou de suppression de données personnelles.
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Qu’est-ce qu’une GED ?
Une solution de gestion électronique des documents (GED) est un logiciel dédié à la reconnaissance, l’extraction, le partage et la conservation intelligente des données d’une entreprise.
La GED remplit principalement deux fonctions majeures :
✅La dématérialisation des documents par la capture et la reconnaissance automatisée des caractères.
✅L’archivage des données de l’entreprise via une plateforme de gestion documentaire associée à un coffre-fort numérique.
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Les avantages de la GED pour la conformité RGPD
✅Réduction des risques : Minimisez les fuites de données et les sanctions potentielles.
✅Amélioration de l’efficacité : Automatisez des tâches et optimisez la recherche d’informations.
✅Simplification de la gestion documentaire : Facilitez l’organisation et le classement de vos documents.
✅Renforcement de la confiance client : Montrez votre engagement envers la protection des données pour bâtir une relation de confiance
La GED est essentielle pour toute entreprise souhaitant respecter le RGPD. Elle permet une gestion centralisée, sécurisée et efficace des données personnelles, tout en allégeant les tâches administratives liées à la protection des données. En adoptant une solution GED, vous améliorez votre efficacité tout en vous protégeant légalement, préservant ainsi votre réputation et garantissant la confidentialité des informations sensibles.
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