Le télétravail est de plus en plus présent dans les entreprises. Il offre aux employés la flexibilité de travailler à distance sans négliger la productivité et l’efficacité. Cependant, pour que le télétravail soit un succès, il est important d’avoir les bons outils pour gérer les informations et les documents nécessaires au travail. C’est à ce moment que la gestion électronique des documents (GED) intervient.
La dématérialisation désormais au cœur des entreprises
La gestion électronique des documents est un outil de plus en plus utilisé pour améliorer l’efficacité et la productivité dans le monde du travail. La GED permet de numériser, d’archiver et de gérer les documents d’une entreprise de manière centralisée et sécurisée. Cela facilite la collaboration et l’accès aux informations nécessaires. En outre, la GED peut également jouer un rôle clé dans la promotion et le succès du télétravail.
Le télétravail, ancré dans le monde du professionnel
Le télétravail offre aux employés la possibilité de travailler à distance sans se déplacer au bureau. Cela peut être bénéfique pour les employés qui ont des responsabilités familiales ou qui habitent loin de leur lieu de travail, mais cela peut également présenter des défis en termes d’accès aux informations et de collaboration avec les collègues. La GED peut aider à résoudre ces défis en permettant aux employés de travailler à distance avec les mêmes outils et ressources qu’ils utiliseraient s’ils étaient au bureau.
La GED & le télétravail, des nouvelles tendances complémentaires
La gestion électronique des documents et le télétravail sont de plus en plus présents dans le monde du travail. Le télétravail offre aux employés la possibilité de travailler à distance sans se déplacer au bureau. Cela peut être bénéfique pour les collaborateurs qui habitent loin de leur lieu de travail mais cela peut également présenter des défis comme notamment l’accès aux informations ou encore la collaboration entre collaborateurs. La GED peut aider à résoudre ces défis en permettant aux employés de travailler à distance avec les mêmes outils et ressources qu’ils utiliseraient s’ils étaient au bureau. Ensemble, ces deux tendances peuvent permettre une plus grande flexibilité et une amélioration de la productivité.
Les avantages qu’offre la GED pour le télétravail
Un accès simplifié pour les collaborateurs
La gestion électronique des documents permet d’organiser les documents professionnels et d’offrir l’accessibilité des informations aux collaborateurs devant y avoir accès. À noter que tous types de documents et fichiers peuvent y être stockés. Grâce à la centralisation des données et ressources dans un même espace, la recherche de documents et d’informations se fait de manière efficace et simplifiée. En utilisant la GED, les employés peuvent accéder aux documents nécessaires à partir de n’importe où et à n’importe quel moment, ce qui peut les aider à travailler plus efficacement. La GED supprime les contraintes et soucis que peuvent rencontrer les collaborateurs. Dites au revoir à vos dossiers encombrants ou encore aux risques de pertes de documents ayant lieu lors de déplacements
Un maintien de la confidentialité
Des moyens mis en place grâce à la gestion électronique des documents permettent de sécuriser l’accès aux données. La GED propose l’authentification via des identifiants uniques pour chaque collaborateur lui permettant d’accéder à sa base documentaire. De plus, la traçabilité et l’archivage des documents et ressources importés dans la GED évite la malveillance ou encore la perte d’informations. Cette gestion des droits préserve la confidentialité des informations et de restreindre l’accès selon les utilisateurs.
L’une des principales préoccupations en matière de sécurité est la fuite de données. Les employés peuvent perdre ou voler des données sensibles lorsqu’ils travaillent à distance. Les employés doivent également être formés pour reconnaître les menaces de sécurité et adopter les bonnes pratiques de sécurité.
Une collaboration efficace à distance
Il est important de déployer au sein des entreprises divers moyens afin de conserver un travail d’équipe efficace, même à distance. Les modules « Workflow » est l’un des outils clés, il s’agit d’un processus de traitement documentaire se faisant entre plusieurs collaborateurs. Les collaborateurs peuvent partager des informations, discuter de projets et travailler ensemble en temps réel. La GED permet aux collaborateurs de suivre les modifications apportées aux documents et de collaborer sur des projets en temps réel améliorant la qualité et la rapidité des résultats.
La signature électronique fait partie des outils facilitant la collaboration au sein des entreprises qui adoptent le télétravail. Les collaborateurs peuvent signer des documents rapidement et facilement, sans avoir à se déplacer ou attendre la réception de documents physiques. La signature électronique peut être un outil précieux pour les entreprises qui cherchent à améliorer la productivité du télétravail.
À vous de jouer !
La GED et le télétravail ont réellement fait évoluer les méthodes de travail. La généralisation du télétravail doit être accompagnée d’une bonne stratégie de dématérialisation des informations. À vous de mettre en place les bonnes stratégies pour votre entreprise !
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Sources : L’entreprise digitale – »La Ged et la mobilité » – 12/06/12. La revue des dirigeants financiers « Télétravail, mobilité et accès aux données »- 18/01/21