Le digital prend de plus en plus de place dans notre quotidien. Un essor du numérique qui conduit à la dématérialisation de nombreuses pratiques professionnelles, dont la facturation.
Mais qu’est-ce que la dématérialisation des factures ? Pourquoi est-il nécessaire d’y songer pour votre entreprise ? À travers cet article, profitez de l’expertise de Reproland pour vous accompagner dans votre transition numérique.
Deux types de dématérialisation des factures
Tout d’abord, il est important de différencier la facture dématérialisée de la facture électronique (lien vers la page dédiée) qui entre en vigueur à partir du 1er septembre 2026 pour toutes les entreprises assujetties à la TVA.
La facture dématérialisée se définit par un document au format numérique (principalement au format PDF) ou un document papier qui va être scanné pour se transformer en version numérique.
La facture électronique, contrairement à la facture dématérialisée, désigne une facture au format structuré XML, qui a été transmise et réceptionnée au format dématérialisé au travers d’une plateforme de dématérialisation (PPF, PDP, OD) dédiée.
Bien que le déploiement de la réforme sur la facture électronique débutera uniquement dès le 1er septembre 2026, les entreprises ont déjà tout intérêt à commencer leur processus de dématérialisation des factures.
En effet, devancer cette réforme permettra à votre structure d’anticiper :
- les changements législatifs à venir en s’assurant que les systèmes en place sont bien conformes aux normes légales.
- l’optimisation des workflows internes.
- l’adaptation de vos collaborateurs aux nouveaux outils.
Anticiper cette réforme est donc indispensable à votre entreprise pour générer une transition douce et sans trop de perturbation. La dématérialisation des processus de facturation représente une vraie réorganisation des processus interne de traitement des documents : tâches à réaliser, réorganisation des workflows.
Pourquoi est-il important de dématérialiser ses factures ?
Les coûts :
La dématérialisation des factures possède un avantage en terme de coût financier. En effet, grâce à son format dématérialisé, vous économiserez en quantité de papier, en encre, frais postaux mais aussi en main-d’œuvre.
Les risques d’erreurs liés à l’intervention humaine :
L’inconvénient avec la facture papier est le risque important d’erreurs humaines telles que : les erreurs de saisie, la perte de documents, les retards de traitements, la gestion physique des archives, les erreurs de duplication de facture… En dématérialisant vos factures, vous gagnerez en temps et en productivité grâce à l’automatisation comptable et la reconnaissance comptable automatique.
L’impact environnemental :
La dématérialisation des factures permet aussi de réduire son impact environnemental par rapport à la facture papier traditionnelle, en réduisant considérablement l’utilisation de papier et de consommables.
Cependant, bien que la dématérialisation présente des avantages environnementaux, elle n’est pas exempte de conséquences. La fabrication et l’utilisation d’appareils électronique ont également des impacts.
Les avantages de la dématérialisation des factures
Gain de temps :
Grâce à la dématérialisation des factures, les flux de travail peuvent être automatisés, diminuant ainsi le temps de traitement des factures et laissant plus de place aux tâches de contrôle et de surveillance des données. Dites aurevoir aux tâches récurrentes et répétitives. Sans oublier que votre entreprise gagnera du temps sur les délais de paiement.
Notre GED permet d’automatiser différentes tâches répétitives telles que :
- Le contrôle des factures
- La saisie comptable
- Le rapprochement automatique ( commande , bon de livraison , facture)
- La gestion des doublons…
Accessibilité et mobilité :
La dématérialisation vous permet d’accéder à vos données et documents à n’importe quel moment de votre journée, n’importe où et sur n’importe quel support (ordinateur, tablette, smartphone). Plus besoin de vous rendre aux archives pour retrouver un ancien document ! Tout est à disposition directement sur votre GED.
Gain de place :
Pour terminer, un autre avantage de la dématérialisation des factures est le gain de place physique lié au stockage des documents. La mise en place d’une solution GED, permettra un classement numérique optimisé ainsi qu’une optimisation des recherches.
C’est justement le cas de notre solution de dématérialisation : La Gestion Electronique de Documents :(GED) ou ECM (Gestion de Contenu d’Entreprise).
En conclusion, la dématérialisation des factures apparaît comme une solution essentielle pour les entreprises cherchant à optimiser leur gestion administrative. En diminuant les tâches récurrentes et répétitives, vos collaborateurs pourront diriger leurs efforts vers des activités créatives, stratégiques et à haute valeur ajoutée.
Sur le plan financier, la réduction des coûts liés à la manipulation de documents physiques et les économies de stockage sont des avantages évidents. Il ne s’agit pas d’une simple tendance, mais d’une réelle stratégie afin d’optimiser vos processus opérationnels.
Finalement, cette transition numérique n’est pas uniquement un impératif technologique mais une réelle opportunité de perfectionner vos processus interne et de ce fait votre rentabilité, votre croissance et votre compétitivité.
Suivez nos actualités sur Linkedin.