Vos collaborateurs utilisent tous les jours les photocopieurs et la numérisation ? Cela représente 5% de votre budget informatique. Mais savez-vous que 20% des documents sont jetés à la poubelle sans même avoir été lus ?
Réduction de vos coûts d’impression
Quels sont les coûts liés à l’impression ?
- Une impression Recto à la place d’un Recto/Verso
- Une impression NB à la place d’une impression en couleur
- Une mauvaise utilisation des pilotes d’impression …
Le service de l’impression coûte cher (machines, consommables, maintenance, papier…). Il faut donc maîtriser les coûts, une tâche pas forcement simple pour ce poste de dépense.
Mais pourquoi l’utilisateur a-t-il besoin d’imprimer ?
Il existe 3 grandes raisons :
- L’impression aux fins d’édition
Un utilisateur final est en train d’éditer un long document mais le suivi des modifications et la comparaison des versions deviennent trop fastidieux. Il décide alors de l’imprimer et de se référer à la copie imprimée pour apporter des modifications à l’écran.
- L’impression à des fins de lecture
Un article intéressant du Washington Post explique que les utilisateurs préfèrent les documents imprimés pour leur plus grande facilité de lecture, de concentration et de synthèse.
- L’impression à des fins de partage
L’utilisateur qui organise une réunion imprime sa présentation et la distribue aux participants afin que tous soient en possession des mêmes informations.
Ainsi, il paraît compliqué de faire changer les attitudes et habitudes des utilisateurs
3 façons de réduire les coûts d’impression en entreprise
- Choisir un matériel adapté à votre utilisation
Les imprimantes multifonctions qui intègrent plusieurs outils (scan, copie, impression, fax etc..) dans la même machine demandent moins d’énergie. Sans conteste, cela permet de réduire la facture d’énergie.
- Adopter la meilleure technologie d’impression
Le choix de la technologie d’impression est primordial, car cela affecte majoritairement les coûts mensuels d’impression pour une entreprise. La technologie de l’imprimante se définit en fonction des besoins mensuels d’impression et des besoins spécifiques couleur et/ou noir et blanc.
- Rationalisez votre parc d’impression
Un audit de votre parc d’impression peut s’avérer utile pour rationaliser au maximum ce dernier. En mettant en lumière les imprimantes qui consomment le plus, celles qui sont défectueuses.
Sachez-le : les coûts d’impression ne sont pas une fatalité pour les entreprises !
Vous pouvez mieux les maitriser et, par conséquent, les réduire.
Analyser la consommation et connaitre les besoins d’impression de l’entreprise est primordial pour trouver le matériel adapté et ajuster les bonnes pratiques.
REPROLAND vous aide dans la mise en place toutes ces astuces !
sources : l’Express : 20/12/2018 – gpomag.fr : 24/03/2016
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