Signez vos documents électroniquement
La signature électronique est devenue un élément majeur dans la dématérialisation des documents. La signature manuscrite a su céder sa place à l’électronique pour devenir depuis peu le quotidien des entreprises. Ainsi, la signature électronique permet de réduire considérablement les impressions papier mais simplifie aussi l’utilisation, la réception et le délai de signature.
Associée à un outil de gestion des documents (GED), la signature électronique permet de dématérialiser entièrement le document de sa création à sa signature en passant par une réception dématérialisée !
En complément de la mise en place d’une (GED), la signature électronique participe alors à la transformation numérique de l’entreprise en simplifiant les tâches quotidiennes des collaborateurs.
Définition de la Signature Électronique
La signature électronique ce n'est pas :
- Une signature manuscrite scannée
- Une capture d'écran d'une signature scannée
La signature électronique est une signature certifiée électroniquement par un logiciel de signature électronique pouvant être intégré dans une GED. Ainsi cette solution numérique permet de signer facilement et rapidement la totalité de vos documents de manière digitale : contrats, devis, commandes, factures… Les documents à signer peuvent être de natures diverses mais le format PDF reste le plus utilisé.
Selon le règlement européen eIDAS une signature électronique correspond à “des données électroniques, qui sont jointes ou associées à d’autres données électroniques et que le signataire utilise pour signer”.
Cela signifie que la signature électronique est un document numérique tandis que la signature manuscrite est un document papier. Elle permet de démontrer à un tiers que le document a été́ approuvé par une personne identifiée.
- Source Docuware
Une expérience simple et performante
La e-signature ou signature électronique offre la possibilité de signer les documents en tout lieu, à tout moment et sur tous supports numériques en quelques secondes et sans contact physique. Cette accessibilité permet de travailler depuis tout endroit sans avoir de difficultés d’accès (télétravail, déplacement, absences etc.)
La valeur juridique de la signature électronique
En France, la signature électronique dispose d’une valeur légale identique à celle d’une signature manuscrite. L’article 1367 du Code Civil permet à la signature électronique de disposer de la même valeur juridique dès lors que le processus d’identification est fiable.
Elle présente d’ailleurs davantage de sécurité à une signature papier car l’authentification et les procédés de signature permettent d’identifier clairement le signataire, de garantir l’intégrité du document, et de fournir davantage d’informations liés à la signature comme l’horodatage, l’attestation de conservation etc.
Néanmoins, il existe plusieurs niveaux de signature, l’eIDAS est un règlement mis en place en 2016 classant les signatures électroniques selon 3 catégories : Simple, Avancée et Qualifiée.
En France les signatures simples et avancées représentent 95% des signatures.
Comment faire une signature électronique avec l’outil REPROLAND ?
1. Le choix et l'envoi du document
Avec la GED Reproland, il suffira de sélectionner le document à signer, renseigner les informations du signataire : nom, prénom, mail, numéro de téléphone et choisir le mode d’envoi. Il faudra ensuite définir la durée de validité du lien d’envoi pour une sécurité optimale.
2. La signature du document
Le récepteur ou dit « signataire » recevra le document à signer par mail via un lien sécurisé. En cliquant sur ce lien, il accèdera au document et enclenchera le processus de signature électronique. Cette signature peut se faire par ordinateur, téléphone, tablette ou tout autre appareil connecté.
Après vérification du dit document, un code d’authentification sera envoyé par SMS au signataire pour valider son authentification et son identité et permettra de valider la valeur juridique de la signature.
3. Le réception du document signé dans la GED
Avec la GED REPROLAND, l’émetteur peut suivre l’évolution du processus de signature avec des statuts : validé, refusé, en attente. L’émetteur sera ensuite informé instantanément de la signature mail par une alerte mail et un archivage automatique du document signé dans la GED.
Les bénéfices du processus de dématérialisation de la signature électronique
La signature électronique en entreprise
Quelques chiffres
Les documents à signer en entreprise
4 avantages les plus pertinents d'utiliser la signature électronique en entreprise :
La signature électronique : une nouvelle manière de travailler
La signature électronique et ses fonctionnalités permettent aux collaborateurs de diminuer considérablement le temps passé sur des tâches peu productives et se consacrer davantage à leur cœur de métier.
Relances automatiques, modèles de procédures, réception des documents, stockage électronique : tout ce panel d’outils et services faciliteront la vie des équipes tout en sécurisant les échanges.
Signer électroniquement : un outil clé pour tous les services d’une entreprise
Avec la transition numérique documentaire, la signature électronique va devenir une norme professionnelle. L’absence de personnel pour signer physiquement les documents, les arrêts de travail, le télétravail engendre des nouvelles façons de travailler.
Ainsi, la signature électronique adossée à une GED va permettre au collaborateur de la flexibilité, une continuité du travail partout, à tout moment et en toute circonstance.
Cette digitalisation offre donc un confort de travail aux collaborateurs en leur faisant gagner du temps et de la productivité.
La signature électronique est utilisable pour l’ensemble des services d’une entreprise et par tout collaborateur :
Comptabilité et Finance
Pour le service comptabilité et finance, la signature numérique assure le recueil et partage en toute sécurité des informations sensibles, en offrant aux clients une expérience digitale de qualité.
Le Commerce
Également optimale pour une équipe de vente, la e-signature permet une mobilité et une flexibilité sans faille dans l’organisation quotidienne d’un commercial.
Signature numérique en home-office, en déplacement, en voyages d’affaires, sur des salons professionnels ou encore en rendez-vous client.
Les Ressources Humaines
La signature électronique est largement adoptée par les services de Ressources Humaines.
L’utilisation de la signature numérique s’est généralisée en raison de son impact positif sur la productivité des collaborateurs. L’activité RH peut se poursuivre en tout lieu et à tout moment : digitalisation et signature des contrats de travail, la gestion du personnel : arrêt maladie, congés, fiche de paie, note de frais etc.
De plus, le service RH se situe souvent au siège tandis que certaines entreprises peuvent être dotées de nombreuses agences, filiales ... La RH peut alors continuer à travailler « normalement » avec la signature électronique et gagner en simplicité, en réactivité et en efficacité.
Pour conclure
En somme, la signature électronique ou e-signature émerge comme une solution polyvalente pour tous les services d'une entreprise, réduisant les délais, limitant l'usage du papier et les coûts associés, tout en améliorant la productivité et la sécurité. Légalement reconnue, elle représente un tournant essentiel vers des processus plus efficaces, modernes et responsables.
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